(verpd) Ab dem 1. Januar 2017 müssen Arbeitgeber die für die Prämienberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung notwendigen Lohndaten auch in Form eines digitalen Lohnnachweises an die gesetzlichen Unfallversicherungs-Träger übermitteln. Damit dies möglich ist, muss ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten, der vom Arbeitgeber aktiv anzufordern ist, erfolgen. Dieser Abgleich wird ab dem 1. Dezember 2016 möglich sein.
Grundsätzlich sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Beschäftigten der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten zu versichern. Der Beitrag dafür, den nur der Arbeitgeber zu zahlen hat, berechnet sich aus den Lohndaten wie den Entgelten, den Arbeitsstunden und der Anzahl der Beschäftigten, die der Arbeitgeber an den Träger der gesetzlichen Unfallversicherung melden muss.
Bisher war diese Meldung in Papierform, per Fax oder über ein spezielles Extranet des Unfallversicherungs-Trägers online möglich. Ab dem 1. Januar 2017 wird dieses Lohnnachweisverfahren durch einen digitalen Lohnnachweis abgelöst.
Der digitale Lohnnachweis
Der Arbeitgeber soll nach Angaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) den Lohnnachweis dann direkt aus seiner eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software erstellen und an den Unfallversicherungs-Trägers online verschicken können. Der DGUV erwartet durch diesen digitalen Lohnnachweis einen verringerten Arbeitsaufwand sowie eine Reduzierung der Fehler bei der Datenübertragung.
Um den ersten digitalen Lohnnachweis erstellen zu können, ist jedoch ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten mit dem Unfallversicherungs-Träger notwendig. Damit soll laut DGUV sichergestellt werden, dass „nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden“. Der Datenabgleich muss vom Betrieb (Arbeitgeber) selbst angestoßen werden und erfolgt aus dem Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Programm, das im Unternehmen verwendet wird. Der Abruf des Datenabgleichs ist ab dem 1. Dezember 2016 möglich.
Damit ein Datenabgleich möglich ist, sind bestimmte Zugangsdaten wie die Betriebsnummer des Unfallversicherungs-Trägers, die Mitgliedsnummer des jeweiligen Betriebes oder der Einrichtung sowie eine Persönliche Identifikationsnummer (kurz PIN) notwendig. Diese Zugangsdaten werden laut DGUV per Post als Brief von den Berufsgenossenschaften ab November 2016 und von den Unfallkassen Anfang 2017 an die jeweiligen Firmen und Einrichtungen versandt.
2017 und 2018 ist der Lohnnachweis in zwei Varianten zu versenden
„Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden“, rät Ulrike Richter, Referentin für Beitragsrecht bei der DGUV. „Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig“, wie im Webportal des DGUV zu lesen ist.
Die Umstellung auf eine Onlinemeldung erfolgt mit einer zweijährigen Übergangsphase: Der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 ist zum einen in Form des digitalen Lohnnachweis und zum anderen auch in der bisherigen Form, also als Papierausdruck, per Fax oder über das bisherige Extranet abzugeben. Für die Beitragsjahr ab 2018, das heißt ab dem 1. Januar 2019, hat die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis zu erfolgen.
Eine ausführliche Beschreibung, was Firmen beim Unfallversicherungs-Meldeverfahren per digitalen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen zu beachten haben, bietet der herunterladbare 24-seitige Flyer „Lohnnachweis Digital“ der DGUV.